Pri WPM skrbimo, da je obračun podpore jasen, sledljiv in predvidljiv. Vsaka stranka ima svoj vzdrževalni paket ali dogovor o urah, vse delo pa je zabeleženo v povezanem sistemu, ki omogoča natančno evidentiranje in avtomatsko pripravo računov. Tako lahko stranke brez ugibanja sledijo porabi ur in vedo, katere aktivnosti so vključene v paket ter katere se obračunajo posebej.

Kako nastane obračun

Vsak zahtevek, poslan prek podpore, je povezan z uradnim zapisom dela. Ko je naloga končana, jo tehnik zabeleži v obračunski sistem, kjer se zapišejo ključni podatki: naslov zahtevka, opis opravljenega dela, URL zahtevka in čas, porabljen za izvedbo. Obenem se označi, ali gre za redno vzdrževalno delo znotraj paketa ali za plačljivo nalogo izven vključenih ur.

Na koncu meseca sistem samodejno zbere vse vnose v jasen povzetek, iz katerega je razvidno, koliko ur je bilo porabljenih, na čem točno in v katerem okviru. Tako vsaka stranka prejme račun, ki vsebuje povezave do dejanskih zahtevkov in pregled nad vsemi opravljenimi dejanji.

Vzdrževalni paketi in poraba ur

Večina strank uporablja letne ali mesečne vzdrževalne pakete, ki vključujejo določeno količino ur podpore. Te ure se porabljajo sproti, na podlagi dejanskih zahtevkov. Sistem samodejno odšteje porabljeni čas od razpoložljive kvote, tako da je stanje ur vedno ažurno.

Če stranka v določenem obdobju svojih ur ne porabi, se te prenesejo naprej v naslednje obdobje. Če pa paket preseže, sistem to zabeleži in naslednji račun vključuje dodatno porabljene ure. Na ta način je vsaka ura pravilno evidentirana in nobenega ročnega preračunavanja ni potrebnega.

Zakup ur in posamezna opravila

Nekatere stranke ne potrebujejo celostnega paketa, temveč le občasno rešitev posameznih težav ali dopolnitev. V takem primeru lahko preprosto zakupijo ure, ki jih WPM uporabi za zahtevke po potrebi. Sistem te ure obravnava enako pregledno: vsaka naloga se evidentira in ob zaključku se čas ustrezno odšteje od kupljenega fonda.

Kako so ure ločene od projektnega dela

Določena dela sicer sodijo med projektne izvedbe, vendar se vedno najprej obračunajo znotraj ur paketa, ne glede na tip dela. Ko so ure porabljene, se preostanek projektnih del zaračuna po potrjeni ponudbi. Projektni stroški se lahko po potrebi dodajo na redni račun, kjer so jasno označeni kot ločen del, vendar se ure iz paketa vedno izkoristijo najprej.

Vse dodatne storitve so pravilno prefakturirane

Če delo vključuje dodatne stroške – na primer zunanje storitve ali nadgradnje – WPM te stroške prefakturira oziroma vključi na račun skupaj z natančno označeno postavko. S tem je zagotovljena popolna preglednost, brez skritih elementov ali nejasnosti.

Zaključek

S WPM-jevim avtomatiziranim in preglednim procesom obračunavanja stranke vedno vedo, kako se porabljajo njihove ure, katere naloge so bile izvedene in kako se oblikuje končni račun. Vse je povezano, dokumentirano in sledljivo, kar zagotavlja zanesljivo podporo brez administrativnega stresa.