WPM je postal uradni tehnični partner HK Olimpija Ljubljana. Partnerstvo je zraslo iz projekta, na katerega smo še posebej ponosni: celovite komunikacijske platforme, ki smo jo razvili za klubski Business Club. HK Olimpija lahko z njo pripravlja, pošilja in spremlja vabila za poslovne goste in partnerje ter ima pred vsako domačo tekmo v Hali Tivoli jasen pregled nad tem, kdo se bo tekme udeležil.
HK Olimpija je aktualni slovenski prvak, nastopa v ICE Hockey League in domače tekme igra pred zvestimi navijači. Biti del ekipe v ozadju ekipe, tudi na digitalnem področju, nam pomeni veliko.
Izziv: Business Club z veliko gibljivimi deli
HK Olimpija Business Club je ekskluziven prostor v Hali Tivoli, ki povezuje vrhunski hokej, kulinariko in mreženje s poslovno skupnostjo. Tu se srečujejo podjetniki, sponzorji in partnerji kluba ter gradijo nekateri najpomembnejši poslovni odnosi kluba.
Vsaka domača tekma v klub pripelje poslovne partnerje in povabljene goste, ki pričakujejo osebno in dobro organizirano izkušnjo. Do zdaj je velik del komunikacije potekal prek običajnih e-poštnih sporočil, telefonskih klicev in preglednic.
Tak sistem deluje – dokler ne neha. Če nimaš natančnega pregleda nad tem, kdo prihaja, postanejo načrtovanje cateringa, sedežev in vstopa ugibanje. Ekipa pa namesto skrbi za goste porablja čas za lovljenje potrditev.
Kaj smo razvili
Namesto povezave kluba z generičnim orodjem za pošiljanje newsletterjev smo razvili celovito e-poštno platformo, zasnovano posebej glede na način, kako Business Club komunicira s svojimi gosti. Vsaka kampanja je vezana na posamezno tekmo, zato so vabilo, odzivi gostov in končno poročilo zbrani na enem mestu.
Priprava kampanje poteka v šestih jasnih korakih: izbira tekme in kanala, izbira ciljne skupine, priprava vsebine, oblikovanje strani za posameznimi gumbi, določitev termina pošiljanja in končno preverjanje.
Oblikovanje celotne izkušnje, ne samo e-maila
Srce platforme je drag-and-drop urejevalnik, ki ga je interno razvila naša razvojna ekipa. Ekipa kluba lahko iz pripravljenih gradnikov sestavi vizualno usklajeno vabilo, vključno z namenskimi elementi za RSVP-gumbe, predstavitev tekme in vstopnice, ter ga pred pošiljanjem preveri v namiznem in mobilnem prikazu.
Ključna razlika je, da se urejevalnik ne konča v e-poštnem predalu. Vsak gumb v e-mailu vodi na svojo stran, ki je oblikovana z istim urejevalnikom in v enaki vizualni podobi:
- Udeležba potrjena: osebna zahvala z informacijami o tekmi in številom rezerviranih mest v Business Clubu
- Udeležbe ne bo: prijazna potrditev, da se lahko mesto ponudi drugemu gostu
- Plus ena oseba: posodobljena potrditev, ko gost pride v spremstvu
- Ponoven klik: jasno sporočilo, če gost na povezavo klikne še enkrat
Enako velja za glave in noge sporočil, e-poštne predloge ter spletne strani. Vsak element je mogoče shraniti kot predlogo za ponovno uporabo, zato priprava vabila za novo tekmo traja le nekaj minut, vizualna identiteta kluba pa ostaja dosledna skozi celotno uporabniško izkušnjo.
Personalizacijske oznake samodejno vnesejo ime gosta, nasprotnika, datum, uro in lokacijo tekme, hkrati pa omogočajo tudi nadomestne vrednosti, če kateri od podatkov manjka. Vgrajena preverjanja opozorijo na najpogostejše napake, od manjkajočega poziva k dejanju do predolge zadeve e-poštnega sporočila.
Pravo vabilo za prave goste
Vsako vabilo ni namenjeno vsakemu gostu. Z segmentacijo občinstev lahko klub ločeno nagovarja sponzorje, poslovne partnerje, imetnike poslovnih sezonskih vstopnic ali posamezne skupine gostov. Če nekdo spada v več segmentov, še vedno prejme samo eno sporočilo.
Platforma poskrbi tudi za podrobnosti, zaradi katerih komunikacija ostaja urejena in profesionalna:
- Izključitev segmentov, da gostje, ki so bili na isto tekmo že povabljeni po drugi poti, vabila ne prejmejo še enkrat
- Pametno pošiljanje, ki izpusti prejemnike, ki so sporočilo prejeli v zadnjih 16 urah, razen kadar gre za časovno nujno komunikacijo
- Servisna sporočila o vstopu, parkiranju ali spremembi ure začetka tekme lahko dosežejo vse goste, medtem ko se promocijska vabila pošiljajo samo prijavljenim prejemnikom
- Naslovi z zavrnjenimi sporočili ali prijavami neželene pošte so samodejno izključeni
Od vabila do poročila o udeležbi
Gostje svojo udeležbo potrdijo z enim samim klikom neposredno v e-mailu. Izberejo lahko, ali pridejo sami, z dodatno osebo ali se tekme ne bodo udeležili. Klub tako že pred odprtjem vrat natančno ve, kdo prihaja v Business Club.
Po vsakem pošiljanju je na voljo poročilo o dostavi, odprtjih in klikih ter dejanskih potrditvah udeležbe za posamezno tekmo. Skozi sezono tako nastane nekaj izjemno dragocenega: jasen pregled nad tem, kateri partnerji se tekem udeležujejo, kako pogosto prihajajo in kako se odzivajo na komunikacijo.
Zakaj je to pomembno za klub
Sponzorji in poslovni partnerji so pomemben del vsakega profesionalnega športnega kluba, Business Club pa je prostor, kjer klub zanje skrbi. Pregled nad njihovo aktivnostjo omogoča bistveno boljši vpogled kot zgolj seznam imen in daje klubu več informacij za kakovostnejšo komunikacijo s partnerji.
Tudi za goste je izkušnja enostavnejša. Osebno vabilo v vizualni podobi kluba, potrditev z enim klikom in brez nejasnosti ob prihodu. Majhne podrobnosti, ki pomembno vplivajo na celotno izkušnjo in željo po ponovnem obisku.
Šport in tehnologija – znova
To ni prvič, da delujemo na stičišču športa in digitalnih rešitev. V okviru WPM Group smo digitalno podprli RK Lokomotiva Zagreb na poti do EHF in pomagali Siliko Futsalu pri organizaciji glavnega dela UEFA Futsal Champions League.
Vse te projekte povezuje ista ideja: športni klubi naj svojo energijo namenjajo igri in ljudem okoli nje, ne upravljanju seznamov.
Pogled naprej
Nova sezona ICE Hockey League je že v teku, platforma pa že skrbi za pošiljanje vabil Business Cluba za domače tekme v Tivoliju. HK Olimpija se zahvaljujemo za zaupanje. Veselimo se odlične skupne sezone – na ledu in zunaj njega.
Če tudi vaš klub ali organizacija išče boljši način za upravljanje poslovnih gostov, partnerjev ali dogodkov, stopite v stik z nami. Z veseljem vam pokažemo, kaj smo razvili.
Se vidimo v Tivoliju!
